Начинать надо не с кнопок, а с процесса продаж. Сначала фиксируете, как у вас реально проходит сделка: от первого контакта до оплаты и повторной продажи. Потом уже настраиваете воронки, статусы, поля и права доступа. Если сразу лезть в систему без схемы, CRM быстро превращается в склад мусора.
Оставляйте только те поля, которые влияют на продажу, контроль или аналитику. Если поле никто не использует в работе или отчётах — оно лишнее. Чем больше обязательных заполнений, тем выше шанс, что сотрудники начнут вносить абы что, лишь бы пройти дальше.
Не пытайтесь победить это одной мотивационной речью. Сделайте CRM единственным рабочим местом: заявки, задачи, напоминания, история общения — всё там. Иначе люди будут обходить систему по старой привычке. Плюс нужен контроль на первой линии: кто не заводит сделку в CRM, тот не должен получать лид.
Простой тест: менеджер должен понимать, что делать на каждом этапе без расшифровки от руководителя. Если воронка состоит из 12–15 одинаковых стадий вроде «в работе», «обработка», «перезвонить позже», она не помогает, а путает. Лучше меньше этапов, но с чёткими действиями и критериями перехода.
Не покупайте сразу дорогой пакет с кучей модулей. Возьмите базовую настройку под продажи, телефонию, задачи и отчёты. Сначала проверьте, что команда реально работает в CRM, и только потом докупайте интеграции. На старте переплата за «всё и сразу» обычно не окупается.
В первую очередь — телефония, почта, мессенджеры, формы с сайта и, если есть оплата, связка с 1С или учётом. Для РФ это особенно полезно, потому что заявки часто приходят сразу из нескольких каналов. Если связь между ними рвётся, теряются лиды и потом сложно доказать, где именно сорвалась сделка.
Сразу разделите права. Менеджер видит своё, руководитель — всю воронку, маркетинг — только свои источники и отчёты. Если все видят и правят всё подряд, начинается бардак: кто-то случайно меняет данные, кто-то портит аналитику, и потом никто не верит цифрам.
Смотрите на три вещи: все ли лиды попадают в систему, сколько времени менеджер тратит на ручную рутину и есть ли у руководителя понятная отчётность по деньгам. Если заявки теряются, задачи просрочены, а отчёты собирают вручную в конце недели — CRM настроена плохо, даже если интерфейс выглядит красиво.
