Чек-лист по интеграции CRM Простой бизнес

Назначить владельца проекта со стороны бизнеса и зафиксировать зону его ответственности Важно
Определить процессы, которые переводятся в CRM в первом релизе: лиды, сделки, задачи, документы, финансы Важно
Зафиксировать KPI внедрения: скорость реакции на лид, конверсию, долю просроченных задач, прозрачность воронки Важно
Согласовать состав участников проекта со стороны продаж, маркетинга, руководства, бухгалтерии и поддержки Средний
Ограничить объем первого этапа и вынести второстепенные интеграции во второй релиз Важно
Утвердить сроки, бюджет, критерии приемки и формат еженедельной отчетности Важно
Зафиксировать список бизнес-рисков: срыв миграции, потеря лидов, падение дисциплины, сопротивление сотрудников Средний

Собрать перечень всех действующих систем: телефония, почта, сайт, формы, мессенджеры, Excel, учетные сервисы Важно
Сверить, где сейчас хранятся клиенты, сделки, задачи, документы и финансовые данные Важно
Выявить ручные операции, которые создают кассовый разрыв времени: копипаст, дублирование, пересылка файлов Важно
Определить дублирующие сервисы, которые можно отключить после стабилизации CRM Средний
Проверить, какие функции уже закрываются встроенным функционалом «Простого бизнеса» без допинтеграций Важно
Составить карту источников данных и направлений обмена между системами Важно
Зафиксировать проблемные точки текущего контура: потеря лидов, разрыв аналитики, медленная обработка заявок, отсутствие контроля задач Важно

Определить, какие интеграции нужны критически: телефония, почта, сайт, рекламные источники, учет Важно
Согласовать схему обмена данными: односторонняя передача, двусторонняя синхронизация или ручной импорт Важно
Назначить ответственных за каждый канал интеграции и контроль его стабильности Важно
Зафиксировать требования к задержке передачи данных, чтобы не терять лиды в горячем окне Средний
Определить точки отказа и процедуру ручного переключения при сбое интеграции Важно
Описать зависимости между интеграциями, чтобы не ломать воронку при поэтапном запуске Средний
Подготовить схему резервного хранения критичных данных на период внедрения Важно

Сформировать целевую структуру сущностей: компания, контакт, лид, сделка, задача, документ Важно
Очистить исходную базу перед переносом: удалить пустые записи, объединить дубли, нормализовать телефоны и e-mail Важно
Определить обязательные поля для новых лидов и клиентов Важно
Согласовать правила именования компаний, сделок, задач, файлов и документов Средний
Подготовить тестовый импорт части данных и сверить результат с исходной базой построчно Важно
Настроить резервное копирование выгрузок до начала массовой миграции Важно
Проверить, что история коммуникаций и ответственные сотрудники переносятся без потери связей Важно

Определить этапы воронки под реальный цикл сделки, а не под формальную схему из шаблона Важно
Прописать критерии перехода между этапами и ответственных за каждый шаг Важно
Настроить обязательные задачи на ключевых точках: первый контакт, КП, счет, договор, повторный звонок Важно
Зафиксировать причины отказа и сделать их обязательными при закрытии сделки в минус Средний
Согласовать SLA по реакции на новый лид и допустимое время первого касания Важно
Настроить контроль просроченных задач и автоматические напоминания менеджерам Важно
Прописать правила возврата сделки в работу после паузы, отказа или отсутствия ответа Средний

Подключить телефонию или проверить готовую интеграцию с текущим оператором связи Важно
Настроить всплытие карточки клиента при входящем звонке Важно
Проверить запись разговоров и привязку файлов к клиенту, контакту и сделке Важно
Настроить звонок из CRM в один клик для менеджеров Средний
Подключить рабочую почту и проверить сохранение переписки в истории клиента Важно
Настроить шаблоны писем и SMS для типовых этапов продаж и сервиса Средний
Проверить маршрутизацию пропущенных звонков в задачи ответственным сотрудникам Важно

Определить все точки захвата лидов на сайте: формы, квизы, корзина, обратный звонок, чат Важно
Настроить передачу заявок с сайта в CRM без ручного ввода Важно
Передавать в карточку источник лида, UTM-метки, страницу входа и рекламную кампанию Важно
Проверить создание лида при отправке каждой формы и исключить потери из-за ошибок валидации Важно
Настроить уведомления ответственным сотрудникам о новых заявках Средний
Разделить правила обработки лидов с сайта, звонков, повторных обращений и рекомендаций Средний
Проверить, что лид попадает в нужную воронку и к правильному менеджеру по источнику трафика Важно

Подготовить шаблоны коммерческих предложений, счетов, договоров и актов Важно
Проверить автоподстановку реквизитов клиента в документы Важно
Определить маршрут согласования документов внутри компании Средний
Настроить правила хранения версий документов и файлов по сделке Средний
Согласовать справочники номенклатуры, статей и типов операций при использовании складского или финансового блока Средний
Проверить ограничение доступа к документам и финансовым данным по ролям Важно
Сверить нумерацию счетов, договоров и актов с внутренним регламентом компании Средний

Определить роли пользователей: менеджер, руководитель, маркетолог, бухгалтер, администратор Важно
Настроить разграничение доступа по клиентам, сделкам, отчетам, документам и финансам Важно
Назначить правила выдачи и отзыва доступов при приеме, переводе и увольнении сотрудников Важно
Ограничить выгрузку чувствительных данных для ролей, которым это не требуется Средний
Проверить требования компании к обработке персональных данных и хранению клиентской информации Важно
Настроить журнал контроля изменений по ключевым операциям и справочникам Средний
Проверить, что критичные действия выполняются только под персональными учетными записями без общих логинов Важно

Определить перечень обязательных отчетов для руководителя, продаж и маркетинга Важно
Настроить сквозную аналитику по связке лид - сделка - выручка - источник рекламы Важно
Проверить передачу данных по рекламным источникам и кампаниям в CRM Средний
Настроить дашборды по конверсии, средней длительности сделки, потерям и загрузке менеджеров Средний
Согласовать единые определения метрик, чтобы продажи и маркетинг считали показатели одинаково Важно
Проверить корректность аналитики на тестовых лидах до старта боевой рекламы Важно
Сверить данные по отказам, просрочкам и выручке с ручным учетом за прошлый период Важно

Составить список рутинных действий, которые нужно автоматизировать в первую очередь Важно
Настроить автосоздание задач после поступления нового лида или пропущенного звонка Важно
Настроить автоматические напоминания по неоплаченным счетам и просроченным сделкам Средний
Подготовить шаблоны типовых действий для повторяющихся процессов по продажам и сервису Средний
Определить события, при которых нужно уведомлять руководителя или смежные отделы Средний
Проверить, что автоматизация не создает дубли задач, лидов и уведомлений Важно
Настроить контроль исполнения регламентов по этапам сделки и эскалацию при нарушении SLA Важно

Подготовить краткие инструкции по ролям: продажи, руководитель, бухгалтерия, маркетинг Важно
Провести обучение на реальных кейсах компании, а не на абстрактных примерах Важно
Назначить внутренних суперпользователей для поддержки коллег в первые недели Средний
Подготовить чек-лист приемочного тестирования перед боевым запуском Важно
Запланировать мягкий запуск с пилотной группой или одним отделом Средний
Собрать обратную связь через 7, 14 и 30 дней после запуска и зафиксировать доработки второго этапа Важно
Отслеживать фактическое использование CRM в первые 30 дней и добивать провалы по дисциплине Важно

Чек-лист по интеграции CRM Простой бизнес

Цели и рамки проекта

Аудит текущего ландшафта

Архитектура и план интеграций

Данные и миграция

Продажи и воронка

Коммуникации и телефония

Сайт, формы и лидогенерация

Документы и учет

Права доступа и безопасность

Аналитика и управленческие отчеты

Автоматизация и контроль процессов

Обучение, запуск и стабилизация