Чек-лист по интеграции ELMA365

Назначить владельца интеграции со стороны бизнеса и технического лидера проекта Важно
Зафиксировать бизнес-цели интеграции: сократить ручной ввод, ускорить обработку лидов, поднять качество данных Важно
Определить перечень систем, которые должны обмениваться данными с ELMA365 Важно
Согласовать границы первой очереди: какие процессы запускаются в MVP, а какие уходят в следующий релиз Средний
Собрать карту текущих процессов от первого контакта до закрытия сделки и постпродажного сопровождения Важно
Зафиксировать целевые SLA по обмену данными: онлайн, пакетно, по расписанию, с допустимой задержкой Средний
Определить бюджет, срок окупаемости и критерии успеха проекта Важно
Собрать RACI-матрицу по ролям бизнеса, ИТ, подрядчика и владельцев систем-источников Средний

Определить необходимость интеграции с 1С для контрагентов, договоров, счетов и сотрудников Важно
Определить необходимость интеграции с сайтом для захвата лидов, заявок и форм обратной связи Важно
Проверить потребность в интеграции с телефонией для входящих, исходящих и пропущенных звонков Важно
Определить почтовые ящики, которые должны быть подключены к ELMA365 Средний
Согласовать подключение мессенджеров и каналов клиентских сообщений Средний
Решить, нужны ли сервисы обогащения данных, проверки контрагентов и скоринга Средний
Определить необходимость интеграции с ERP, WMS, BI и сервис-деском Средний
Разделить интеграции на критичные, вспомогательные и отложенные по срокам Низкий

Утвердить мастер-систему для каждого справочника: компании, контакты, сделки, договоры, сотрудники Важно
Составить таблицу соответствия полей между ELMA365 и внешними системами Важно
Определить обязательные поля для создания лидов, компаний, контактов и сделок Важно
Утвердить единые форматы для телефона, email, ИНН, КПП, дат, валют и сумм Важно
Определить правила связывания контактов с компаниями, сделками и активностями Важно
Настроить справочники статусов, источников, причин отказа и сегментов клиентов Средний
Утвердить правила именования пользовательских полей и кодов справочников Средний
Проверить, что типы данных в источниках совпадают с типами полей в ELMA365 Важно

Определить правила дедупликации лидов, контактов и компаний Важно
Настроить валидацию критичных полей до записи данных в CRM Важно
Согласовать, какие поля можно перезаписывать из внешних систем, а какие должны быть защищены Важно
Определить правила нормализации данных перед импортом и синхронизацией Средний
Подготовить сценарии обработки пустых, конфликтных и устаревших значений Средний
Решить, кто и как будет регулярно чистить дубль-записи и ошибки в справочниках Средний
Провести аудит качества исходных данных по ключевым сущностям до старта миграции Важно
Зафиксировать правила приоритета источников при расхождении данных между системами Важно

Определить, какие интеграции будут работать через Web API, OData, микросервисы или файловый обмен Важно
Создать отдельные интеграционные учетные записи для разных потоков обмена Важно
Настроить токены авторизации и регламент их безопасного хранения Важно
Ограничить права интеграционных пользователей только нужными приложениями и действиями Важно
Подготовить реестр API-методов, URL, параметров и ожидаемых ответов Средний
Проверить, что тестовые запросы не изменяют боевые данные без согласованного контроля Важно
Настроить ротацию секретов, паролей и сертификатов по регламенту ИБ Важно
Проверить ограничение по IP, VPN и сетевым сегментам для интеграционного доступа Средний

Подготовить отдельный план первичной миграции данных и отдельный план регулярной синхронизации Важно
Проверить, что в формах ELMA365 созданы все поля, в которые будут импортироваться данные Важно
Подготовить шаблоны импорта в Excel или CSV для каждой сущности Средний
Импортировать сначала компании, затем контакты и связи между ними Важно
Проверить обработку множественных значений в одном поле, если они используются Средний
Ограничить право массового импорта только ответственным пользователям Средний
Выгрузить тестовую пачку данных и сверить количество записей с источником Важно
Подготовить rollback-сценарий на случай критичной ошибки при загрузке данных Важно

Настроить единые правила распределения входящих лидов по менеджерам Важно
Определить стадии прогрева и квалификации лидов Важно
Настроить запуск нужных процессов из внешних систем через интеграцию Важно
Согласовать автоматическое создание задач CRM при событиях из сайта, телефонии или почты Важно
Настроить маршруты согласования коммерческих предложений, договоров и счетов Средний
Определить, какие уведомления должны уходить менеджерам, руководителям и клиентам автоматически Средний
Зафиксировать триггеры эскалации по просроченным задачам и потерянным лидам Важно
Проверить, что статусы сделок не ломают сквозную аналитику и воронку продаж Важно

Определить, какие документы формируются автоматически по данным сделки Средний
Подготовить шаблоны коммерческих предложений, договоров, актов и счетов Средний
Проверить корректность подстановки реквизитов контрагента в шаблоны документов Важно
Определить статусную модель документов и правила синхронизации с внешними системами Средний
Проверить, как в CRM отображаются связанные договоры, счета и акты по сделке Средний
Согласовать архивирование и хранение документов по корпоративным требованиям Низкий
Настроить нумерацию документов без конфликтов между подразделениями Важно
Проверить подстановку НДС, валюты и итоговых сумм в печатные формы Важно

Создать тестовый контур с копией ключевых справочников и сценариев Важно
Подготовить набор тест-кейсов по созданию, обновлению, поиску и удалению данных Важно
Проверить сценарии ошибок: неверный токен, пустые поля, дубли, недоступность внешней системы Важно
Проверить нагрузочные сценарии при массовом импорте и пиковом потоке лидов Средний
Проверить идемпотентность обмена, чтобы повторная отправка не создавала дубли Важно
Провести приемочные тесты вместе с бизнес-пользователями по реальным кейсам продаж Важно
Сверить данные по отказам, источникам и стадиям с отчетами прошлых периодов Важно
Зафиксировать и закрыть критические дефекты до перехода в продуктив Важно

Подготовить пошаговый план перехода на боевой контур Важно
Назначить ответственных за мониторинг обменов и разбор инцидентов Важно
Настроить журнал ошибок интеграции и правила эскалации Важно
Согласовать регламент обновления токенов, паролей и сертификатов доступа Средний
Подготовить инструкции для менеджеров по новым сценариям работы в CRM Средний
Запланировать постпроектный аудит через 2–4 недели после запуска Средний
Организовать канал поддержки первого уровня для пользователей и бизнеса Важно
Настроить мониторинг очередей, задержек обмена и отказов API в ежедневном режиме Важно

Подготовка проекта

Состав интеграций

Модель данных

Качество данных

API и доступы

Импорт и миграция

Бизнес-процессы CRM

Документы и сделки

Тестирование и приемка

Запуск и поддержка