Сначала — снять с руководителя мелкие, но постоянные задачи. Календарь, звонки, письма, встречи, документы, напоминания. Если помощник не умеет быстро сортировать входящий поток и держать сроки, он будет не помогать, а создавать шум.
Смотрите на три вещи: руководитель перестал забывать о договорённостях, меньше отвлекается на операционку и чаще получает задачи в срок. Если помощник постоянно спрашивает одно и то же, теряет контекст или ловит дедлайны в последний момент — пользы мало.
В чек-листе должны быть календарь, переписка, контроль поручений, организация встреч, работа с документами, бронирования и напоминания. Без этого помощник распадается на случайные поручения. Потом начинается классика: «я думал, это не моя зона».
Самый частый риск — взять человека «приятного в общении», но слабого в дисциплине и конфиденциальности. А потом он увидит зарплаты, клиентов, личные планы, внутренние конфликты. Проверяйте аккуратно, но жёстко. И сразу проговаривайте NDA, доступы и границы.
Нужен один канал приоритетов. Не пять чатов и не устные указания на бегу. Пусть помощник каждый день фиксирует: что срочно, что можно перенести, что вообще снимаем. Иначе он будет тушить пожары, а не работать.
Если помощник работает не только на одного руководителя, нужен список приоритетов по людям и правила эскалации. Кто может перебить задачу, кто нет, что делать при конфликте сроков. Без этого его просто разорвут на части.
Порядок согласования оплат, лимиты, кто утверждает счета, где хранятся реквизиты и как фиксируются платежи. И отдельно — доступ к банку, 1С, CRM и паролям. Одна ошибка здесь может обойтись дороже, чем месячная зарплата помощника.
Собственнику нужен человек с головой, а не исполнитель на кнопках. Он должен уметь держать конфиденциальность, быстро соображать, писать без ошибок и не паниковать, когда всё меняется за час. Если человек теряется от неопределённости — это не ваш формат.
Проверку входящих писем, контроль подписей, напоминания по договорам, организацию командировок и резервные сценарии на случай форс-мажора. Это скучно. Но именно на этом чаще всего всё и ломается.
