Чек-лист по интеграции OkoCRM

Определить бизнес-цели внедрения OkoCRM: ускорить обработку лидов, поднять конверсию и сократить ручной контроль Важно
Назначить владельца проекта со стороны бизнеса и технического ответственного со стороны интеграции Важно
Описать текущий CJM лида от первого касания до оплаты и повторной продажи Важно
Собрать список всех источников заявок: сайт, Telegram, WhatsApp, Avito, VK, email, офлайн-каналы Важно
Зафиксировать KPI внедрения: SLA первого ответа, конверсию по этапам, долю потерянных лидов, скорость закрытия сделки Средний
Подготовить техническое задание с полями, сущностями, статусами, автоматизациями и маршрутами данных Важно
Согласовать границы проекта: что входит в первую волну, что уходит в бэклог и что нельзя менять без согласования Средний

Создать отдельные учетные записи для всех сотрудников и отказаться от общего логина отдела Важно
Настроить роли доступа для менеджеров, руководителей, маркетинга, бухгалтерии и подрядчиков Важно
Получить и безопасно сохранить API-токен для интеграций в закрытом хранилище Важно
Проверить, что права API-пользователя ограничены только нужными операциями без лишних полномочий Важно
Разделить рабочую и тестовую среду, чтобы не ломать боевые сделки во время отладки Средний
Настроить регламент хранения паролей, webhook-ключей и токенов с журналом доступа Средний
Ограничить доступ подрядчиков по сроку и объему работ с последующей отзывной проверкой Низкий

Создать воронки продаж под реальные процессы компании, а не под абстрактную схему из инструкции Важно
Определить этапы воронок с понятными названиями и едиными правилами переходов Важно
Согласовать обязательные поля для контакта, компании и сделки Важно
Добавить кастомные поля под бизнес компании: город, канал, продукт, сумма, дата оплаты, номер договора Важно
Задать единый справочник источников лидов и причин отказа Важно
Определить правила привязки контактов к компаниям и сделкам, чтобы не плодить дубли и не терять историю Важно
Сверить структуру тегов, сегментов и пользовательских полей с задачами отдела продаж и маркетинга Средний

Подключить формы сайта через OkoCRM, Tilda, Flexbe или Creatium в зависимости от используемого конструктора Важно
Настроить прием заявок из Avito, если продажи завязаны на классифайды Важно
Подключить Telegram bot или личный Telegram для автоматического создания лидов и фиксации переписки Важно
Подключить WhatsApp-канал через OkoCRM, Wazzup, Radist.Online или WhatsApp Business API Важно
Интегрировать VK, если заявки приходят из сообщений сообщества или лид-форм Важно
Проверить, что каждому новому лиду присваивается корректный source_id и сохраняется канал первого касания Важно
Настроить fallback-обработку для каналов, которые временно недоступны или отдают ошибки доставки Средний

Подключить корпоративную почту, чтобы письма автоматически попадали в карточку клиента Важно
Выбрать и подключить телефонию: Телфин, UIS, Mango Office, OnlinePBX, SIPUNI, Zadarma, Новофон, МТТ, Megafon или Ростелеком Важно
Настроить автоматическое создание сделки или контакта по входящему звонку Важно
Проверить запись разговоров и привязку звонков к нужному контакту и сделке Важно
Подключить SMS.RU или другой SMS-канал для сервисных уведомлений и подтверждений Средний
Настроить шаблоны сообщений и правила, когда менеджер пишет вручную, а когда сообщение уходит автоматически Средний
Согласовать единый номерной пул и сценарий распределения входящих звонков между менеджерами Средний

Спроектировать, какие сущности синхронизируются через API: contacts, companies, leads, tasks, notes Важно
Настроить чтение и запись контактов через API с передачей телефонов, email и UTM-параметров Важно
Настроить создание и обновление сделок через API с pipeline_id, stage_id, budget, source_id и ответственным Важно
Настроить привязку контактов и компаний к сделкам, чтобы карточки не существовали изолированно Важно
Автоматизировать создание задач из внешних систем и проверку закрытия задач с комментарием Средний
Реализовать защиту от дублей, повторной отправки и конфликтов при обновлении записей из нескольких систем Важно
Прописать правила ретраев, таймаутов и логирования ошибок для всех критичных API-запросов Важно

Проверить передачу utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_content и utm_term в контакты и сделки Важно
Передавать client_id из рекламных систем и аналитики, включая Яндекс Метрику Важно
Подключить Яндекс Метрику для связки CRM-данных с рекламными каналами в российском контуре Важно
Подключить Roistat, если нужна сквозная аналитика по расходам, лидам, продажам и окупаемости Средний
Согласовать единые названия рекламных кампаний, чтобы отчеты не дробились на десятки вариантов Средний
Настроить управленческие отчеты по новым лидам, конверсии этапов, причинам потерь, выручке и загрузке менеджеров Важно
Сверить данные по отказам, дублям и источникам трафика в CRM с показателями Яндекс.Метрики и рекламных кабинетов Важно

Настроить автоматическое назначение ответственного по источнику, региону, продукту или расписанию Важно
Настроить авто-задачи на первый контакт, повторный звонок, отправку КП и контроль оплаты Важно
Ввести SLA на обработку новых лидов и эскалацию просроченных задач руководителю Важно
Настроить автодействия при переходе сделки между этапами: уведомления, задачи, сообщения клиенту Важно
Настроить сегментацию клиентов по тегам, продуктам, стадиям и типу клиента Средний
Подключить Unisender или другой сервис рассылок для реактивации базы и триггерных коммуникаций Средний
Зафиксировать регламент работы менеджеров: время ответа, обязательные комментарии, правила закрытия сделок и отказов Важно

Сделать тестовые заявки из каждого канала и проверить полный маршрут до сделки Важно
Проверить корректность создания контакта, компании, сделки, задачи и комментариев Важно
Проверить все обязательные поля, справочники и логику переходов между этапами Важно
Проверить сценарии ошибок: пустой телефон, дубль лида, недоступный API, неверный токен, повторная отправка Важно
Провести обучение сотрудников по регламенту работы в OkoCRM и зафиксировать правила в короткой инструкции Средний
Запланировать постзапусковой аудит через 7, 14 и 30 дней с исправлением проблем и донастройкой автоматизаций Средний
Собрать обратную связь от менеджеров по неудобным полям, лишним кликам и сбоям в маршрутизации лидов Низкий

Проектирование интеграции

Доступы и безопасность

Структура CRM

Подключение источников лидов

Коммуникации и телефония

API и обмен данными

Аналитика и маркетинг

Автоматизация и регламенты

Тестирование, обучение и запуск